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意思疎通ができない

経営コンサルタントの新 将命氏の文章を引用します:

『若い人と話すと、話が通じていないと感じることがありますか?その要因には、
第一、そもそも相手に伝えたいポイントが、自分でもよくわかっていない。
第二、分っていても、よく整理されていない。
第三、相手に分る感覚や言葉や表現で伝えていない。
第四、言ったことの事後の確認を怠っている。
そのため、誤解のまま話が進展・拡大してしまう。
実際は、「自分が相手に何を伝えたか」「何を伝えたと思ったか」が重要ではなくて、「実際に相手に何が伝わったか」が大事なのだという点を、わきまえることである。
口頭によるコミュニケーションを行えばよいが、話の内容によっては、文書でフォロー・アップして確認した方がよい場合もあるので掲げておきたい。
まず、会社の基本政策や規定に関するもの。
二番目:法律的な問題。
三番目:数字をともなった内容。
四番目:内容が複雑な問題。
五番目:複数の部門に関する問題。
以上は、文書で確認したいものである。
かつての軍隊には、「復唱」という素晴らしいコミュニケーション・テクニックがあった。』

相手に伝わったかどうかが大事。相手が理解できないことを何度繰り返して説明してもムダ。自分が伝えたいポイントをメモに整理して、それを基に話を進め、話しの最後に相手に話の要旨を復唱させると自分が伝えたかったことが伝わったかどうか確認できます。

また、専門用語を使いすぎると相手に伝えたいことが伝わらなくなります。相手の知識レベルなどを勘案して、専門用語を多用してよいのか、専門用語を出来るだけ避けて、違う表現に置き換えるなどの工夫をします。

私は、顧問弁護士や顧問税理士に質問する場合は必ずメールを使っています。電話で聞くと、微妙に異なる理解や自分に都合の良い理解を勝手にしてしまう事がありますし、後日確認しようと思っても出来ません。メールでのやり取りを残しておけば、微妙なニュアンスや専門用語等を勘違いすることが無くなります。これはお勧めします。

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