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有効な会議


会議がやたら多い会社があり、部長は会議が毎日いくつも予定されていることを誇りに思い、自分がいないと会社は大変なことになると思い込んでいる勘違い部長がいました。そういう会社の会議は、招集目的が曖昧で、結論が持ち越しになったり、議論がとんでもない方向に行ったりします。ある会社は人数を絞り、立って会議を行い、時間の短縮化を進めました。

10名が参加して2時間会議して結論が出なかったら、20時間x3千円/時間当たり賃金とすると6万円をどぶに捨てたことになり、営業マンならお客さんに1軒訪問し、見積もりを提出できたかもしれません。

会議を招集する際に大事な事項
●招集目的を明確にし、どんな結論を導き出したいか明らかにしておく。出来れば事前に資料を配布しておく。話しが脱線しないように配慮する。
●招集メンバーを関係者に限定する。多くいたほうが良いとは思わない事。
●単に情報を共有するだけなら、社内LAN(コーワではサイボウズ)で配信するだけで十分です。同意を求めるだけなら、サイボウズで十分。
●定例会議だが、本当に開催すべき内容があるのかどうか確認。昔からやっているから、という理由で開催しない。
●誰が、いつまでに、何を、を必ず会議の最後に確認する
●議事録を簡潔にまとめすぐ配信する。私はキヤノン勤務時代に、A4サイズ1枚にまとめ、翌日には配信するように指導されました。当時はメールなんて便利なものがなく、手書きの議事録をコピーして社内メールで20名近くのメンバーに送っていました。
●会議時間は極力短くする。

おまけ
東京の連続猛暑日も今日で終わる予報。33度の数字を見ると、涼しいと思えるようになりました。
おまけ
世界水泳の200バタフライ女子星選手。昨年甲状腺の病気であるバセドー氏病を手術しての金メダル。甲状腺乳頭がんの手術を受けた私も自分のことのように嬉しく思います。


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