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段取り上手


「段取り八分、仕事二分」という言葉を聞いたことがありませんか?昔から仕事は段取りで決まると言われています。仕事を成功させるための大きな要素の1つが「段取り」です。歌舞伎の楽屋用語で、話の区切りや一幕を「段」と呼び、ここから芝居の筋の展開や組み立てのことを「段取り」と言うようになったそうです。

段取りを分解すると
・最終ゴールをハッキリさせる(何をなすのか、何のために、いつまでに…)
・最終ゴールに到達するために、短期、中期、長期での達成目標を明らかにし、何を作成するのか、何を準備するのか、誰が担当するのか、どのようにするのか、費用はどのくらいかかかるのか、問題点/課題がなにか明らかにする。
・何を優先すべきなのか明らかにする
・ゴールから逆算して自分と他のメンバーのスケジュールを立てる
・実行に移し、進捗状況を計画と比較しながら、適宜修正を行う。

上記は中長期の仕事の段取りですが、1日の仕事の段取りも同じです。朝に出社してから、当日の段取りを考えるのではなく、前日退社前に翌日の段取りをしておく。明日持参する見積書を当日用意するのではなく、前日には作成し上司に確認を取っておく(当日急用が入って見積書を作る時間がなくなる可能性があります)。訪問の約束時刻から逆算して、何時に会社を出ればよいのか決めておきます(車での移動なら予期せぬ渋滞も考慮して出発時刻を決める)、もし早く到着したらどのように商談の会話を進めていくのがよいか頭の中でシミュレーションする。商談で想定される質問に備えて回答を考えておく。これらを深く考えずに、行き当たりばったりで行っていたら、適切ではない見積書を出す、遅刻する、商談でうろたえる、質問に即答できない、といったことになって、商談は失敗するかもしれません。

事前準備が大事なのは、営業担当者だけでなく、工場の製造部門、配送部門、管理部門すべてに当てはまります。予測できる事態に備えて、事前準備を早めにキッチリ行っておくことが成功の秘訣ともいえます。

おまけ
関西学院大学アメリカンフットボール部では、2003年の夏合宿で当時の副将の大切な命が急性心不全で失われて以降、ゲーム前には静かな聖書朗読と相手の安全とクリーンな闘いを願うお祈りが、ロッカールームで欠かさず続いているそうです。さらに大切な試合の前には、この【堂々と勝ち、堂々と負けよ】という詩(ドイツの哲学者カールー・ダイムの詩)が朗読されるそうです。

いかなる闘いにもたじろぐな。
偶然の利益は騎士的に潔く捨てよ。
威張らず、誇りを持って勝て。
言い訳せず、品位を持って負けよ。
堂々と勝ち、堂々と負けよ。
勝利より大切なのはこの態度なのだ。
汝を打ち破りし者に最初の感激を、汝が打ち破りし者に感動を与えよ。
堂々と勝ち、堂々と負けよ。
汝の精神を汝の体を常に清潔に保て。
そして汝自身の、汝のクラブの、汝の国の名誉を汚すことなかれ

サムライ精神でしょうか?日大の監督、コーチには、この精神はひとかけらもありませんでした。
スポーツだけでなく、仕事、人生、すべてに勇気をもらえる素晴らしい詩だと思います。
おまけ
サッカー日本代表。いいところなく若いガーナに完敗。期待していないから、淡々と見ました。でも、期待されないのは悲しいですよね。
おまけ
党首討論。安倍首相は論点をはぐらかし、長々と演説。討論になっていません。

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| お仕事 | 07時28分 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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危機管理の要諦(ようてい、最も大切なところ)


日大の危機管理能力が最悪です(日大には危機管理学部があるそうですが、学部の学生はがっかりでしょうね)
JMCAのメルマガに危機管理のお手本が紹介されていたので紹介します:

『世論は、いち早く謝罪会見し、悪質タックルが監督、コーチの指示であったことを暴露した“加害選手”への同情に傾き、遅れて会見した監督、コーチへのバッシング一色となっている。長引く騒ぎは、大学のイメージを著しく傷つけている。組織の不祥事への対応は、迅速に包み隠さず事実関係を明らかにし、謝罪と処分を断行すべきなのだ。対応を誤ると組織は崩壊する。

素早い対応で危機の芽を摘んだ恰好の事例がある。
2008年1月、内閣情報調査室の男性職員がロシア大使館員から現金を受け取り、情報を提供している疑いで警視庁から極秘に任意聴取を受けた。前年9月に発足したばかり福田康夫内閣は防諜の強化に乗り出していた矢先で、足元での機密漏洩は、政権の足元をすくいかねない。事件はまだ公表されていない。しかし官房長官・町村信孝は素早く動いた。自ら座長を務める内閣対策委員会を招集し事実確認と対応を開始する。証拠はあるのか、自供をしているのかを調査し、自供を確認すると直ちに職員を懲戒免職とし、直属の上司を厳重訓戒とした。町村はためらわず、自ら給与1か月分の10%を返納、職責に従って関係者を処分した。この作業を一日で終えると、町村は翌日の会見で公表した。

「国家公務員倫理法違反事案がありました。当人は懲戒免職、および、私を含めて給与返納など、関係者の処分を昨日付で行いました。当人がロシア側に提供した資料に国家機密に関わるものはありませんでした。何かご質問は?」

機密漏洩がないとあれば、「収賄が問われるぐらいで大したことにならないだろう」と事後発表ですますところだ。しかし、どこかのメディアが嗅ぎつければ、スクープとして大騒ぎになる。政局の火種を探す野党の追及にも火がつく。町村は見事、メディア、野党の機先を制した。今回の騒ぎでは、当事者たちが「大したことはない」と危機を軽く考え、事実を伏せてやり過ごせると見ているとしか見えない。遅ればせの会見も、「もう質問をやめてください」と広報の司会者が喧嘩腰になるぐらいなら、やらないほうがましだ。会見者も保身を図る立場の監督、コーチを出したのでは、事実関係が明らかになるわけがない。
早い時期に、疑惑と距離を置く大学組織トップが出て、謝罪と徹底調査を約束していれば、これほどの大騒ぎにはならなかったはずだ。それを助言し、取り仕切る“官房長官”の不在こそが、日大組織の最大の不幸である。』

日大の危機管理の失敗は、日本三大危機管理ミスと呼ばれるのは間違いありません(雪印社長の「私は寝ていないんだ」発言、名門料亭船場吉兆のささやき女将、日大アメフト事件)。やはり、何か問題が起きたときには、「早い時期に、疑惑と距離を置く組織トップが出て、謝罪と徹底調査を約束し、調査結果をすばやく公開する」ことが肝心で、日大や安倍首相のように「何とかごまかせるだろう」、「何とかやり過ごせるだろう」と甘く考えるのが最悪です。

おまけ
今日5月30日は語呂合わせでゴミゼロの日だそうです。
おまけ
関東学生アメフト連盟の結論。非常に納得のいくものです。様々な情報を分析して、監督・コーチが嘘をついていると判断。森本・加計疑惑も同じように判断してくれる組織が欲しいです。安倍首相、麻生財務大臣、いずれも除名処分(政界からの永久追放)が妥当です。
おまけ
今晩、サッカー日本代表チームがガーナと戦います。その後、国際親善試合2試合を経て6月19日ワールドカップ初戦を迎えます。私は、日本代表はワールドカップで予選敗退と予想しており、日本代表に全く期待していません。期待しないということは気が楽です。イライラしたり、ガッカリしたり、残念と思ったり、怒ったり、喜んだり、笑顔になったり、一喜一憂することがありません。淡々と試合を見ていられます。巨人は多少期待しているので、多少イライラしたり、喜んだりします。

| 経済・社会 | 07時30分 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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計数意識の高さと会社の強さは比例する

「実践!社長の財務」というメルマガで、私の考えとまったく同じ内容が書かれていたので、引用させていただきます。

『多くの経営者は、社員にももっと計数を意識して欲しい、と思っているのではないでしょうか?経営者は当然、常に会社の数字を意識しているでしょう。毎週や毎月の報告書を見ても、経営者はやはり見る観点が違います。あらかじめ自分の中に描いている姿があるので、それと違っていると、すぐにわかるのですね(私は予算と対比、過去と対比することで、おかしな数字に気づくようにしています)。また、個々に見るのではなく、様々な資料で全体を関連付けて見ています。だから数値の整合性が取れていない資料などは、
経営者はすぐにわかるものです(経営者は細かい数字まですべて把握していなくても、何かおかしいと感じることが出来ればOKと考えます)。

利益率が高く、会社が伸びている会社の経営者は、例外なく数字に強いですね。元々数字に強かった人でなくても、真剣に数字を見ていれば、強くなっていくものです。どれだけ数字に真剣に向き合っているかです。それを、社員も経営者と同じくらい、数字に強くなってくれれば、会社はものすごく強くなります。
一代で100億円企業を作り、経常利益率も15%くらいあげている会社の社長が言っていました。
 「社員の計数意識の高さと、会社の強さは比例しますね。」と。
是非、そういう会社にしていきたいものです。それには、社員にも社長と同じくらいの情報を開示することです。もちろん、個々の給与は別ですが。できるだけ、数字をオープンにすること、および数字に責任を持ってもらうことで、社員の数字に関する意識、強さは格段に違ってくるのではないでしょうか?社員に数字に強くなってもらいたい、と言いながら、あまり数字を公開していない会社も多いような気がしますね...。』

私は、毎月の月次決算と予算と対比した数字を社内に開示しています。会社の状態がわからずに、社員一人ひとりが何をすべきなのか考えることは出来ないと考えるからです。日々の実績も開示し、一ヶ月の中でも予算対比で遅れが無いかチェックし、早めの対策が打てるようにしています。一ヶ月が終わって翌月上旬に月次決算がまとまっても、何も手を打つことが出来ません。会社の現状や決算状況が理解できていれば、採算割れの受注を大量に受けるようなことはなくなります。自分が獲得した仕事がどれだけ社内に付加価値を残すことが出来るか考えて、営業活動をするのが大事だと思います。

| お仕事 | 07時32分 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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あなたがいるから…


以前にも書きましたが、私は当社の営業マンにお客様から「あなたがいるから注文を出す」といわれる営業マンを目指して欲しいと話します。そうすると、その営業マンが退社したらお客様も去るのではないかと心配される方もいます。その営業マンの上司がキチンとお客様を把握していれば解決できると考えます。

営業の醍醐味とは、難攻不落の見込み客をいろいろ試行錯誤して、さまざまなことをトライして、苦労と時間をかけて、取引が決まった時の嬉しさは営業マンを経験した人でなければ実感できないと思います。その時に、「あなたがいるから、あなたがここまでしてくれるから、取引を決めた」といわれたら、最高です。
値上げをしなければいけない、予定を変更しなければいけない等、相手に対して負担をかける時に、「あなたがそこまで言うならわかった」といってもらえる信頼関係を築けているかどうか、が大事です。それは、相手の要求することをすべて受け入れることで築けるのではなく、出来ることと出来ないことをハッキリさせ、代替案を出すことで相手にも納得してもらうことです。嘘をつかず、ごまかさず、正直に話すことで、営業マンを信用・信頼してくれるようになります。

私は、いちばん獲得したかった厚生年金基金連合会(現、企業年金連合会)から「ロンドンの運用チームと東京にあなたがいるから契約を決めた」と言われたのが営業で一番うれしかった言葉でした。逆に、私が「あなたがいるから来ています」といったことがあります。気に入った伊豆湯ヶ島のホテルは料理がおいしく、バトラーと称する部屋担当マネージャーがすばらしい年配女性の方でした。この女性に「料理もおいしいけど、あなたがいるからこのホテルに来ています」といいました。このホテルのスタッフが全員で屋久島のホテルに移り、私も屋久島に行くようになりました。しかし、この女性が定年退職となりましたが、また湯ヶ島のホテルに復帰することになり、私は湯ヶ島のホテルに再び通うようになりました。先週末に、湯ヶ島に妻と行って、バトラーと逢ってきました。

当社のお客様が会社を辞めて別の会社に移った後に、当社の営業マンに段ボールを購入したいので会社に来て欲しいと連絡があったという話を聴くとうれしくなります。それだけ当社の営業マンがお客様にかわいがられていた証だからです。

おまけ
日大と宮川選手、安倍首相と文書による記録。どちらが真実か明白です。

| お仕事 | 07時32分 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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週末雑感  猛暑に備えて

熱中症
ダイヤモンド・オンラインに掲載された記事です。
「まだ暑さに身体が慣れてない時期なので、熱中症に一層のご注意を」
テレビもネットも新聞も呼びかけているが、こうも上がったり下がったりが激しいと、慣れる間がないうちに真夏になってしまうかもしれない。「慣れる」とはつまり「順応する」こと。これはものすごく大事で、昨年の東京都のデータを見ると、7月に31.2度を記録した日は126人、33.6度の日は142人が熱中症で救急搬送されたが、8月後半の32.5度の日には74人、9月頭の32.3度の日にはわずか3人しか救急搬送されていない。もちろん、気温以外の要素も絡んでいるのだろうが、順応が関係していることは間違いないだろう。ちなみに5月は、26度をちょっと上回っただけで29人が搬送されている。

→今から暑さに慣れることが大事で、全く汗をかくことをしない生活をしていると発汗作用が弱くなり、熱中症になりやすくなります(高齢者は暑さを感じにくくなります)。水分補給をしながら汗をかく運動をして、発汗作用を高めることが大事です。

シーズン前のエアコンの試運転
ダイキンのサイトから引用します。
1.運転モードを「冷房」にして、温度を最低温度(16~18℃)に設定。10分程度運転しましょう。
2.冷風がきちんと出ているか、異常を示すランプが点滅していないかご確認ください。
3.さらに30分程度(目安)運転し、室内機から水漏れがないかご確認ください。
4.異臭や異音がしないかご確認ください。

→エアコンの試運転は知りませんでした。週末にやってみます。ちなみに、家電製品は10年を超えると故障しやすくなるそうで、自宅のエアコン1台が10年を越えて壊れ、買い換えましたが、その他のエアコンはそのまま使用しています。自宅のガス給湯器も故障して直してもらいましたが、サービスの方からは10年を超えたら買い替えの時期といわれました。

身体も家電製品も夏に備えた準備が必須ですね。

明日25日はお休みします。

おまけ
最近腹の立つことばかり。安倍首相、麻生財務大臣、柳瀬元秘書官、財務省福田元事務次官、財務省、防衛省、日大内田監督/井上コーチ・・・ 「うそつき」「隠蔽」「ごまかし」ばかりです。正義が通じない世の中はおかしいです。

| いろいろ | 07時32分 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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